SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

TUGAS SISTEM AKUNTANSI

 

Dosen Pengampu : M. Budiantara, S.E.,M.Si.,Ak.CA.

Mata Kuliah : Sistem Akuntansi

Kelompok 1 :

1. ENDRI INDAH SARI (15061002)
2. ARIANIS AMILIA (14061203)
3. ISTI KURNIA NINGSIH (15061027)
4. RIKA SUSANTI (15061052)

 UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA

2016

 

SISTEM PENGUPAHAN DAN PENGGAJIAN

1.   Definisi Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2.     Sistem Penggajian dan Pengupahan

Pengertian sistem akuntansi gaji & upah menurut beberapa ahli, yaitu :

Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Mulyadi (2001:17) menyatakan “Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

3.    Unit yang digunakan dalam Sistem Penggajian & Pengupahan secara umum

a.      Karyawan

Bertanggung jawab menyiapkan data karyawan dan melakukan presensi serta menerima slip gaji yang telah divalidasi beserta uang

b.      PSDM/HCD (Pengembangan Sumber Daya Manusia/Human Centered Design)

Bertanggung jawab merekap presensi dari data karyawan dan hasil presensi serta melengkapi uang sejumlah nominal di slip gaji yang telah divalidasi dari manager

c.       Bagian keuangan

Bertanggung jawab membuat slip gaji dan membuat laporan penggajian

d.       Manager

Bertanggung jawab memvalidasi slip gaji

4.    Catatan Akuntansi Yang Digunakan

 

a.      Jurnal umum

Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

b.      Kartu harga pokok produk

Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

c.       Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

d.      Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

5.     Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penggajian & Pengupahan secara umum 

a.       Data karyawan

Data yang memuat seluruh identitas karyawan suatu perusahaan

b.       Hasil presensi

Dokumen yang berisi daftar kehadiran dari data karyawan dalam suatu perusahaan

c.       Rekap Presensi

Dokumen ini merupakan ringkasan dari kehadiran karyawan selama periode tertentu

d.      Slip Gaji

Dokumen yang didalamnya terdapat hak-hak yang semestinya diperoleh oleh karyawan dalam kurun waktu tertentu serta juga pengurangan yang berkaitan dengan pembayaran.

6.     Flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahaan

7.    Prosedur Sistem Penggajian & Pengupahan 

1.      Karyawan

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD. Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

2.      PSDM/HCD (Human Centered Design/Pengembangan Sumber Daya Manusia)

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

3.      Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

4.      Manager

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

8.    Unit-unit sistem akuntansi penggajian untuk karyawan lembur

1.      Manager

Bertanggungjawab menyiapkan form lembur, memvalidasi slip gaji lembur karyawan, dan memvalidasi laporan penggajian lembur karyawan.

2.      Bagian keuangan

Bertanggungjawab memproses rekap lembur menjadi slip gaji lembur dan membuat laporan penggajian lembur karyawan.

3.      PSDM/HCD

Bertanggungjawab merekap form lembur karyawan

4.      Karyawan

Bertanggungjawab mengisi data lembur dan menerima slip lembur yang telah divalidasi beserta uang

9.       Dokumen-dokumen yang digunakan pada flowchart lembur :

1.      Form lembur

Berisi catatan tertulis sebagai bukti dan nantinya digunakan untuk arsip perusahaan atau organisasi.

2.      Rekap lembur

Dokumen ini merupakan ringkasan dari daftar gaji dan upah karyawan lembur yang dibuat berdasarkan form lembur yang datanya telah diisi.

3.      Slip gaji lembur

Dokumen ini berisi rincian penghasilan dan potongan karyawan yang melakukan lembur.

4.      Laporan penggajian lembur karyawan

Dokumen ini berisikan kumpulan data gaji-gaji karyawan yang melakukan lembur dalam periode tertentu.

10.      Flowchart lembur

 

Prosedur sistem akuntansi lembur :

1.      Manajer

Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer. Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap. Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.

2.      Bagian Keuangan

Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.

Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedangkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

3.      PSDM/HCD

Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

4.      Karyawan

Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.

Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta uang dari Bagian Keuangan.