SISTEM PEMBELIAN KREDIT

PENGERTIAN PEMBELIAN KREDIT

Pengertian Pembelian kredit menurut (Mulyadi:2002) adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan. Pembelian kredit adalah salah satu cara agar perusahaan dapat terus menjalankan kegiatan perusahaanya. Sistem pembelian kredit yang baik dapat memberikan informasi mengenai dari mana barang berasal, barang mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang per periode untuk menjadwalkan pembayaran, daftar giro yang dibayarkan. Dengan sistem pembelian kredit yang baik, diharapkan masalah persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat dihindari. Sistem pembelian kredit merupakan bagian dari siklus pengeluaran (expenditure).

Fungsi yang Terkait

1.    Fungsi Gudang

      Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.    Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.    Fungsi Penerimaan Barang

Dalam sistem akuntansi pembelian kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.   Fungsi Akuntansi

Fungsi ini terdiri dari 2 bagian yaitu :

1)   Bagian Pencatat Utang

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar (kartu gudang). Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang.

2)  Bagian Pencatat Persediaan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat Harga pokok persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian ke dalam kartu persediaan.

Dokumen yang Digunakan

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. SOP ini dikeluarkan oleh fungsi pembelian yng kemudian diberikan kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Laporan penerimaan barang disertai dengan otorisasi bagian penerimaan barang.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok serta berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan

1.   Register bukti kas keluar

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.   Jurnal pembelian

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

Berikut Jurnal Pembelian yang biasa digunakan oleh perusahaan :

1)     Pencatatan pembelian kredit  secara periodik :

-Pembelian                            xxx       -

                        Hutang dagang             -        xxx

2)     Pencatatan pembelian kredit secara perpetual :

-Persediaan barang dagang xxx       -

                        Hutang dagang            -         xxx

3.   Kartu utang

Catatan akuntansi ini merupakan bukti pembantu yang berisi rincian mutasi utang perusahaan kepada tiap-tiap kreditnya. Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

4.   Kartu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

5.   Kartu Gudang

Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan.

6.   Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat barang yang rusak dan dikembalikan kepada pemasok (retur pembelian).

1)     Pencatatan retur pembelian kredit secara periodik :

-Hutang Dagang                    xxx       -

                        Retur Pembelian          -        xxx

2)     Pencatatan retur pembelian kredit secara perpetual :

-Hutang Dagang                                xxx       -

                        Persediaan Barang Dagang    -        xxx    

Pengendalian Internal terhadap sistem informasi akuntansi pembelian baik secara tunai maupun kredit harus diotorisasi baik secara umum dan khusus untuk setiap pembelian, setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi, penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan, setiap bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah, semua formulir harus bernomor urut tercetak, dan mereview kinerja secara periodik.

FLOWCHART SISTEM PEMBELIAN KREDIT 

Keterangan :

·         SPP      = Surat permintaan pembelian

·         SPPH   = Surat permintaan penawaran harga

·         SPH     = Surat penawaran harga

·         SDP     = Surat daftar pembelian

·         SOP     = Surat order pembelian

·         LPB     = Laporan penerimaan barang

·         LPK     = laporan pembelian kredit

PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT

1.     Bagian gudang atau yang membutuhkan barang membuat surat permintaan pembelian (SPP) kepada bagian pembelian yang dibuat rangkap 2. Rangkap 1 untuk bagian pembelian dan rangkap 2 untuk arsip bagian gudang (disimpan menurut urutan nomornya).

2.     Berdasarkan SPP, bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang ditujukan kepada beberapa supplier. SPPH yang dikirimkan oleh supplier-supplier tersebut, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan salah satu supplier yang menawarkan harga yang paling meguntungkan bagi perusahaan dengan kualitas barang atau jasa yang sama.

3.    Bagian pembelian menulis pesanan pembelian (purchases order/Surat Order Pembelian) rangkap 4 dan distribusikan kepada supplier (rangkap 1), bagian hutang (rangkap , bagian gudang (rangkap 3), bagian keuangan (rangkap 2) dan diarsipkan oleh bagian pembelian (rangkap 4).

4.   Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang (bagian gudang), kemudian dicek dan diperiksa kualitasnya. Bagian penerimaan barang membuat Laporan penerimaan barang (LPB) rangkap 3 yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang bagian penerimaan barang. Dimana LPB rangkap 1 untuk bagian pembelian, rangkap 2 untuk bagian keuangan dan rangkap 3 dijadikan arsip oleh bagian gudang (disimpan menurut urutan angka).

5.     Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatatnya ke dalam kartu gudang dan kartu barang, lalu menyerahkan laporan penerimaan barang yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang kepada bagian penerimaan barang.

6.    Faktur pembelian diterima oleh bagian pembeli, diperiksa dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.

7.    Bagian hutang menerima faktur pembelian, kemudian memeriksa dan mencocokkannya dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian hutang (rangkap 1 dan 2) dan bagian akuntansi rangkap 3.

8.      Bagian akuntansi memerima voucher tersebut dan mencatatnya ke dalam voucher register.

9.      Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang menyerahkan voucher lembar 1 dan 2 ke bagian pengeluaran kas.

10.  Bagian pengeluaran kas memeriksa voucher dan bukti pendukungnya, lalu menulis cek. Cek beserta voucher lembar 2 diserahkan kepada supplier, sedangkan voucher lembar 1 diserahkan ke bagian akuntansi.

11.  Bagian akuntansi mencatat voucher dalam check register, menulis tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.

12.  Bagian akuntansi setiap periode menjumlahkan voucher register dan mempostingnya ke dalam buku besar.

13.  Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor dan direkonsiliasi dengan catatan kas.