SISTEM PENJUALAN TUNAI

 

Tugas Sistem Akuntansi

 

Dosen Pengampu : M. Budiantara, S.E.,M.Si.,Ak.CA.

Mata Kuliah : Sistem Akuntansi

Kelompok 1 :

1.     Arianis Amilia (14061203)

2.     Endri Indah Sari (15061002)

3.     Isti Kurnia Ningsih (15061027)

4.     Rika Susanti (15061052)

 

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA

TAHUN AJARAN 2015/2016

SISTEM PENJUALAN TUNAI 

 

Sistem penjualan tunai adalah sistem serta prosedur yang mengorganisasi formulir, catatan, laporan dan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan perusahaan yang berasal dari transaksi penjualan tunai atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan dengan menggunakan suatu media agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen. Dalam pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan unsur kegiatan yang pokok dan merupakan kegiatan rutin perusahaan. Naik turunnya transaksi penjualan tunai sangat mempengaruhi penerimaan kas, yang berhubungan langsung dengan pendapatan transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai meliputi jaringan prosedur, bagian – bagian yang terkait dalam penjualan tunai, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi penjualan tunai serta catatan akuntansi penerimaan kas.

 Fungsi yang terkait

a.    Fungsi penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b.    Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c.    Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d.    Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

e.    Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Prosedur yang membentuk sistem

a.    Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

b.    Prosedur penerimaan kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang ari pembeli dan memberikan tanda pembayaran(berupa pita register kas & cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

c.    Prosedur pembungkusan/kemasan barang dan penyerahan barang

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

d.    Prosedur pencatatan penjualan tunai

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas serta mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kertu persediaan.

e.    Prosedur penyetoran kas ke bank

Sistem pengendalian intern terhadap kas menharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyatorkan yang diterima dari penjualan tunai ke bamk dalam jumlah penuh.

f.     Prosedur pencatatan penerimaan kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

g.    Prosedur pencatatan HPP

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi HPP berdasarkan dat ayang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan HPP ke dalam jurnal umum.

Unit Organisasi/Fungsi yang terkait (Pelaksana)

a.    Bagian Order Penjualan (Pelayan)

Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kasa.

b.    Bagian Kas/Kasa

Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.

c.    Bagian pembungkus

Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.

d.    Bagian Akuntansi

Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang serta secara periodik membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Dokumen–dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : 

1.      Faktur Penjualan Tunai (FPT)

Dokumen ini digunakan untuk merekam  berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjulan tunai. Formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan kode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, antara lain :

1.      Lembar 1 : Diberikan ke pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran  barang ke bagian kasa.

2.      Lembar 2 : Diberikan ke bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah  penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kasa. Tembusan ini juga  berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempel di pembungkus barang untuk identitas barang.

3.      Lembar 3 : Diarsip sementara berdasarkan nomor urutnya oleh bagian order  penjualan/pelayan sebagai pengendali apabila nanti terjadi kejanggalan transaksi    penjualan. Di samping itu juga tembusan ini berfungsi untuk pengendali penghitungan komisi dan bonus pelayan.

2.       Bukti Setor Bank 

Dokumen ini dibuat sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dibuat tiga lembar, dan diserahkan ke bank bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai tanda bukt i penyetoran kas ke bank.   

3.      Pita Register Kas 

Dokumen ini dihasilkan pada bagian kassa dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kassa dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.   

4.      Rekap Harga Penjualan   

Dokumen ini digunakan untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini merupakan pendukung bagi pembuatan memorial guna mencatat harga pokok pendukung produk yang dijual. 

Catatan  –  catatan yang digunakan  dalam prosedur penjualan tunai

  

1)  Jurnal Penjualan 

Jurnal Penjualan digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan tiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan  tiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk satu jenis produk tersebut. 

Jurnalnya adalah sebagai berikut : 

Kas                                                xxx 

Penjualan                                           xxx 

Harga Pokok Penjualan                          xxx 

Persediaan Barang Dagang                         xxx 

2)  Jurnal Penerimaan Kas 

Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai. 

Kas              xxx 

Penjualan      xxx 

3)  Jurnal Umum 

Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus, misalnya harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 

4)  Kartu Persediaan 

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan dibagian akuntansi untuk mengawasi mutasi persediaan barang yang disimpan digudang. 

5)  Kartu Gudang 

Catatan diselenggarakan dibagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang. Dalam transaksi penjualan tunai kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. Kartu gudang juga dibutuhkan untuk mengetahui jumlah persediaan terakhir dari barang dagangan sehingga dapat diketahui jumlah nominal akun. 

Flowchart Sistem Penjualan Tunai Menurut Mulyadi

Keterangan :              FPT     = Faktur Penjualan Tunai

                                    PRK    = Pita Kas Register

                                    RHPP = Rekapitulasi harga Pokok

Laporan

a.    Laporan Penjualan berdasarkan Jenis/tipe Barangnya

Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk menganalisis jenis atau tipe barang mana yang paling disukai pelanggan.

b.    Laporan Penjualan berdasarkan Daerah Pemasaran

Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk menganalisis di daerah mana barang ini paling banyak terjual.

c.    Laporan Penjualan berdasarkan Pelanggan

Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk menganalisis Pelanggan mana yang paling aktif sehingga pantas untuk mendapat perhatian khusus.

d.    Laporan Penjualan berdasarkan Pelayan atau Bagian Order Penjualan

Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk menganalisis pelayan mana yang paling berhasil sehingga perlu mendapat penghargaan.

Unsur Sistem Pengendalian Intern (Pengendalian Akuntansi)

a.    Organisasi

1. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh Bagian Order Penjualan, Bagian Kasa,    Bagian Pembungkus, dan Bagian Akuntansi.

2.  Tidak ada satupun transaksi penjualan terjadi hanya dilaksanakan secara keseluruhan oleh salah satu bagian tersebut di atas.

b.    Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Penerimaan Order dari pembeli diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan dengan   menggunakan Faktur Penjualan Tunai.

2.   Penerimaan kas diotorisasi oleh Bagian Kasa dengan cara membubuhkan cap “Lunas” pada Faktur Penjualan Tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

3. Penyerahan barang ke pembeli diotorisasi oleh Bagian Pembungkus dengan cara membubuhkan cap “Sudah Diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

4.   Pencatatan ke dalam catatan jurnal dan buku pembantu Persediaan Barang diotorisasi oleh Bagian Akuntansi dengan cara membubuhkan paraf pada faktur penjualan tunai.

Praktek Yang Sehat

1.   Faktur Penjualan Tunai bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggung-jawabkan oleh Bagian Order Penjualan.

2.  Jumlah Kas yang diterima dari hasil penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.

3.  Dilakukan penghitungan saldo kas yang ada di tangan bagian kasa secara periodik dan mendadak oleh Bagian Pemeriksa Intern dan dibandingkan dengan seluruh jumlah Faktur Penjualan Tunai dan tembusan Pita Register Kas.

4.  Secara Periodik dilakukan penghitungan fisik barang dan dibandingkan dengan jumlah yang tertera pada Kartu Persediaan Barang.

Uraian Kegiatan (Operatian List)

a.    Bagian Order Penjualan

1.      Menerima pesanan/order dari pembeli

2.      Mengisi formulir Faktur Penjualan Tunai (FPT) rangkap 3.

3.      Mendistribusikan FPT sebagai berikut :

Lembar 1 : diserahkan ke pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasa

Lembar 2 : dikirim ke bagian pembungkus/pengiriman barang bersamaan bersamaan dengan barangnya.

Lembar 3 : Diarsip sementara oleh bagian order penjualan berdasarkan nomor urut FPT untuk kepentingan penghitungan komisi/bonus dan pengendalian penjualan barang.

b.    Bagian Kasa

1.     Menerima FPT lb.1 dari bagian order penjualan via pembeli

2.     Menerima uang sejumlah yang tercantum dalam FPT.

3.     Mengoperasikan mesin register kas untuk memeriksa kebenaran penghitungan jumlahnya dan menyelesaikan transaksi penerimaan kas sehingga menghasilkan pita register kas.

4.     Membubuhkan cap “Lunas” pada FPT lb.1 dan menempelkan pita register kas pada FPT tersebut.

5.     Menyerahkan FPT lb 1dan pita register kas ke pembeli untuk kepentingan pengambilan barang di bagian pembungkus.

6.     Setiap hari menyetorkan seluruh penerimaan kas dari hasil penjualan hari itu atau hari kerja sebelumnya ke bank dan menerima bukti setoran dari bank.

7.     Menyerahkan bukti setoran bank ke Bagian Akuntansi.

c.    Bagian Pembungkus

1.      Menerima FPT lb.2 dan barang yang terjual dari bagian order penjualan.

2.      Memeriksa kebenaran jenis barang dengan yang tertulis pd. FPT.

3.      Membungkus/mengkemas barang dan menempelkan FPT lb.2 pada pembungkusnya sebagai identitas kemasan barang sehingga siap diserahkan pada pembeli.

4.      Menerima FPT lb. 1 yang sudah di cap “Lunas” dan pita register kas dari pembeli.

5.      Memeriksa apakah FPT lb. 1 dari pembeli tersebut telah dicap “Lunas”.

6.      Membandingkan kebenaran data yang ada di FPT lb.1 dan FPT lb. 2 yang tertempel pada pembungkus barang yang bersangkutan.

7.      Menyerahkan barang berikut FPT lb.2 pada pembeli sesuai dengan yang tertera pada FPT lb. 1 dan FPT lb.2.

8.      Mengirimkan FPT lb.1 berikut pita register kas-nya ke bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan tunai.

d.    Bagian Akuntansi

1.   Menerima FPT lb.1 yang ditempeli pita register kas dan memeriksa kebenarannya.

2.    Menggunakan FPT lb.1 sebagai dokumen sumber dan pita register kas sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke buku catatan berikut :

a.    Catatan Jurnal Penjualan sebagai penambah jumlah penjualan.

b.    Catatan Jurnal Penerimaan kas sebagai penambah jumlah kas dari penjualan.

c.    Catatan Kartu Persediaan sebagai buku pembantu untuk mencatat pengurangan barang yang dijual.

3.   Mengarsip permanen FPT lb. 1 dan pita register kas berdasarkan nomor urut faktur.

4.   Setiap hari bagian akuntansi menerima bukti setor ke bank dengan jumalh dari keseluruhan FPT 1 yang telah dibukukan sebagai pengendalian.

5.   Setiap periode tertentu, bagian akuntansi membuat laporan penjualan barang berupa :

a.    Laporan Penjualan berdasarkan jenis produk

b.    Laporan Penjualan berdasarkan pelanggan

c.    Laporan Penjualan berdasarkan daerah pemasaran

d.   Laporan Penjualan berdasarkan bagian order penjualan (pelayan)

Pengendalian internal atas Penjualan Tunai

Dalam hal penjualan tunai hal yang perlu diperhatikan untuk mengatasi adanya kecurangan yang rentan dilakukan oleh pegawai sebaiknya dilakukan pemisahan tugas antara orang yang mengelola penjualan dengan yang mengelola kas sementara (kassa) seharusnya tidak dikelola oleh satu orang saja untuk menghindari adanya penggelapan dana yang akan dilakukan oleh kassa secara mudah. Selain itu pita cash register juga akan Sangat berperan besar dalam hal penanggulangan penggelapan dana yang dilakukan oleh kassa dengan cara mengeluarkan cash register sebagai bukti pembayaran yang dilakukukan oleh pelanggan, karena pelanggan dapat mengecek kesesuaian jumlah yang harus dibayar dengan jumlah pembyaran yang akan diserahkan kepada kassa.